信息的半衰期

信息的半衰期

May 16, 2020

今天,我想与您讨论一下信息能存活多久的问题,这个问题又会如何影响我们工作的方式。

信息衰减

你可能不止一遍地听闻我们生活在一个“信息时代”,信息无所不在,无论是个人还是公司,掌握了信息就能让你事半功倍。而与此同时,随着信息被源源不断的生产出来,其又会很快变为过时信息,对人们能够起到的帮助越来越少。

对于公司而言,有许多因素都会加速信息衰减的速度:员工离职、文档过时、1对1的知识分享等。而采用远程办公进行协作的团队,他们更为担心这个问题,员工可能不在一个时区,彼此之间也不能进行面对面的鼓励,知识分享也存在一些额外地物理限制。

所以,我们应该如何避免或减缓知识衰减的速度呢?

信息的半衰期

在核物理学中,放射性物质的半衰期是指它将衰变减少到一半所需的时间。同样,知识、信息或事实的半衰期是指知识的一半变得不相关或过时所需的时间

让我举几个例子来解释这一点。一家公司的新闻稿或投资者最新消息通常会有几个星期的半衰期。另一方面,你公司的 WIKI 或作业指导书的半衰期约为 0.5 - 1 年。

信息的类型

这篇文章将知识分为三种不同的形式:

  • 无意识知识:员工主动使用但可能没有意识到的知识(例如,使用工具或特定工作流的特定方式)
  • 有意识的知识:员工知道的方法、过程、标准操作程序等
  • 记录的知识:以可访问和有形形式捕获的所有信息

你可能已经猜到记录的知识半衰期最高,而无意识的知识半衰期最低

有效的知识转移与提高知识半衰期

因此,我们的目标应该是促进知识的流动或转移,主要是从无意识到有记录。实际上,这将增加知识的半衰期,并确保贵公司的信息长期保持相关和更新。

下面是一些可以立即实现的功能:

  • 默认为异步

即时消息或聊天的半衰期通常较短,约为5-10分钟,而长格式消息的半衰期至少为几个小时。另外,当您默认使用异步长格式对话时,您反过来会鼓励更周到的响应,并减少来回的次数。

  • 跨团队共享知识

这是扩大公司记录知识的第一步。单个团队通常拥有大量的数据和洞察,如果在公司内部共享这些数据和洞察,可以帮助建立坚实的知识库。

  • 开始建立学习型组织

更进一步,你应该致力于在你的组织中建立一种学习的文化。HBR的这篇文章很好地解释了什么是学习型组织,以及它如何促进员工的持续学习。

  • 使用协作工作管理工具

像Slack这样的即时消息工具是很好的,并且是您的技术栈的重要组成部分。但是,您还应该投资于协作工作管理工具,如Notion或Slite,以存储、维护、优先排序和共享知识。

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